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Partager / fusionner des fichiers Excel 2003

vendredi 20 mai 2011

Vous êtes une équipe et vous avez à remplir chacun des bouts d’un fichier Excel.
C’est pénible d’attendre chacun son tour.

Contrairement à ce que vous pensez quand votre ordinateur bugue ou que vous n’arrivez pas à lui faire faire ce que vous voulez, l’informatique est là pour nous simplifier la vie.

Ce tuto est consacré à Excel 2003. Sous Excel 2010, le principe général est à peu près le même que sous Excel 2003, mais avec quelques petites différences à noter. Pour ceux qui ont Excel 2007, je pense que ce doit être très proche.
Pour Excel 2010, le tuto est ici

À partir d’un fichier, qu’on peut envoyer à 50 personnes en même temps, chacun remplit son bout, et on fusionne le tout à l’arrivée.... C’est tout simple.:-)

 Préliminaire important

Comme avant toute opération sur un fichier précieux, sauvegardez une copie du fichier original dans un dossier à part. Il n’y a aucune raison pour que vous en ayez besoin, mais ça rassure...;-)

Protéger ce qui ne doit pas être modifié par les utilisateurs doit impérativement être fait avant de mettre le fichier en partage.
Si vous n’avez rien à protéger, passez directement au point B
..

 A/ Protéger ce qui ne doit pas être modifié par les utilisateurs multiples.

Par défaut, toutes les colonnes sont protégées quand on « partage ». IL faut donc toutes les « dé-protéger », puis « protéger » celles qui ne doivent pas être modifiées.

  • 1/ Ouvrir le classeur
  • Tout sélectionner (ctrl A)
  • Clic droit de la souris « Format de cellule »
    JPEG - 66.5 ko
    Choisir « format de cellule »
  • Onglet « Protection » / décocher verrouillée
JPEG - 35.4 ko
Verrouillée
  • Cliquer sur OK...
  • 2/ Sélectionner les colonnes (ou les cellules) qui ne doivent pas être modifiées
JPEG - 64.8 ko
Sélectionner les colonnes à protéger
  • Clic droit de la souris « Format cellules »
JPEG - 66.5 ko
Choisir « format de cellule »
  • Onglet « Protection » / cocher verrouillée
  • Enregistrer...
  • 3/ Protéger

Attention, ce n’est protégé que si vous le demandez explicitement en entrant un mot de passe.

  • Sélectionner l’onglet « Outils »
  • Dans le menu déroulant, choisir « protection », et cliquer sur « Protéger la feuille » ou « protéger le classeur » si vous avez plusieurs feuilles.
JPEG - 70.9 ko
Onglet « outil » menu déroulant « protection »
  • Vérifiez ce qui est coché : normalement « sélectionner les cellules verrouillées » et « sélectionner les cellules déverrouillées » et c’est tout ! (il faut pouvoir sélectionner les cellules verrouillées pour pouvoir faire du tri, par exemple. On les sélectionne, mais on ne les modifie pas).
JPEG - 36.3 ko
Protéger et mettre un mot de passe
  • Entrez un mot de passe (sachant que lorsqu’on partage, s’il y a un mot de passe, c’est juste pour éviter les accidents, donc je conseille de choisir quelque chose de simple, que vous n’aurez pas de mal à retenir. Notez le tout de même quelque part !

Votre tableau est maintenant protégé et peut être « partagé » sans que les intervenants ne risquent de modifier ce qui est déjà en place.

  B/ Configurer le fichier comme « partagé »

Il faut absolument configurer le fichier comme « partagé » avant de l’envoyer (outil - partager) :

JPEG - 55.4 ko
Outil de partage de fichier

Quand on clique dessus, ça affiche ce qu’on voit ici :

  • cocher l’option multi-utilisateurs
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Options de partages de fichiers

Puis dans l’onglet « avancé » vérifier que la durée des sauvegardes dépasse la date pour laquelle on a besoin de faire l’opération de fusion. On peut mettre jusqu’à 60 jours.

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Options avancées : durée de la sauvegarde

Envoyer le fichier à l’ensemble des destinataires qui ont à en remplir une partie.
Seule contrainte : que chacun renomme le fichier (par exemple en ajoutant ses initiales, si aucun des participants n’a les mêmes initiales qu’un autre...

 C/ Quand le fichier revient : fusionner

  • Quand le fichier revient : pour fusionner : outil-comparaison et fusion",
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Comparaison et fusion

on localise et clique sur les autres fichiers , et tout se met dans un seul, OK ! Un petit miracle.

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Classeurs à fusionner

Seule contrainte, que chaque responsable qui reçoit un fichier le renomme par exemple en ajoutant à la fin ses initiales. Il faut que que les fichiers aient des noms différents, sinon, ils s’écrasent les uns les autres.


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